Penggunaan Peralatan Kantor

 B. Penggunaan Peralatan Kantor 

Peralatan kantor merupakan sarana yang berfungsi menunjang jalannya pekerjaan dalam praktiknya, peralatan kantor memiliki peranan penting 

1. Mesin untuk mencatat data atau informasi 

a. Mesin tik ini

Mesin tik digunakan untuk mencetak dokumen tertentu. Cara pemakaian mesin tik adalah sebagai berikut:

1. Duduk dengan posisi tegak, punggung bersandar pada sandaran kursi 
2. Duduk tepat di depan mesin tik, jangan miring ke kiri atau ke kanan.
3. Letakkan jari-jari di bagian huruf pada baris kedua (barisan A-S-D-F dan seterusnya)
4. Telapak tangan jangan ditempelkan pada mesin. 
5. Ibu jari diletakkan tepat di atas papan spasi secara berdampingan 
6. Kaki diposisikan berdampingan, lalu sesuaikan dengan kenyamanan masing-masing
7. Tangan tidak terlalu merapat ke badan.

b. Mesin penomor (numbering machine)

Mesin penomor (numbering machine) digunkan untuk membuat dan mencetak nomor berurutan secara otomatis. Mesin penomor bisa digerakkan dengan tangan atau bersifat manual, bisa juga secara otomatis karena didalamnya terdapat pengatur angka yang menggunakan stylus. Cara pemakaian mesin penomor adalah sebagai berikut:

1. Pemberian tinta, dilakukan dengan cara berikut

a) Tangkai ditekan ke bawah, lalu bantalan tinta dilepaskan menggunakan fixing lever

b) Bantalan tinta diberi tinta khusus, yakni numbering machine ink atau duplicator ink.

2. Pengaturan nomor pertama, dilakukan dengan cara tangkai mesin ditekan dan kunci penyangganya digeser agar tangkai tertekan ke bawah 

3. Pembuatan nomor, dilakukan dengan cara berikut 

a) Menyiapkan kertas yang akan diberikan nomor, untuk mendapatkan hasil yang baik sebaiknya kertas diberi alas 

b) Tekan handle, lalu ujung plat menunjuk di tempat pada garis nomor yang tepat 

4. Pembuatan nomor rangka pada mesin penomor, dilakukan dengan cara berikut 

a) Menarik alat pengatur entakan (action indicator), lalu meletakkan dial indicator pada posisi yang diinginkan

b) Meletakan action indicator pada posisi semula

5. Pembuatan nomor dengan digit kecil pada mesin penomor, dilakukan dengan cara membuat nomor yang terdiri atas 3 angka, tetapi menggunakan mesin penomor yang memiliki 5 6 dan 7

c. Pembuka surat (letter opener)

Alat pembuka surat merupakan mesin yang berfungsi membuka sampul surat dengan cepat dan rapi sehingga surat tetap dalam keadaan baik atau tidak sobek, kelebihan lain dari alat ini adalah dapat bekerja tanpa mengeluarkan suara bising. Cara menggunakan pembuka surat (letter opener)

1. Sampul surat diletakkan di atas wadah 
2. Alat pemotong surat akan otomatis memotong bagian pinggir sampul surat 
3. Proses pemotongan berlangsung selama beberapa menit 

d. Mesin penyalin dikte (transcribing machine dictaphone)

Mesin penyalin dikte digunakan untuk merekam percakapan ke dalam pita magnetik atau peranti lain. Cara menggunakan mesin penyalin dikte sebagai berikut: 

1.Ketika melakukan pendiktean/perekaman, prosesnya sebagai berikut 

• Hubungkan hand control dengan mesin master pastikan status mesin on 
• Lakukan perekaman dengan menekan tombol record
• Hentikan penekan tombol record setelah rekaman usai 
• Tekan tombol playback 
• Dengarkan (listen) hasil rekaman yang telah dibuat 

2. Proses yang dilakukan ketika platina sebagai berikut:

• Pasang foot control pada mesin
• Pasang earphone/loud speaker 
• Tekan tombol playback 
• Dengarkan suara dengan cermat 
• Salin suara yang didengar 
• Jika dalam penyalinan terjadi kesalahan, tekan tombol correction, tulisan yang salah otomatis akan terkoreksi

e. Komputer 

Komputer merupakan alat elektronik yang digunakan untuk mengolah data secara sistematis. Dalam pemakaian komputer diperlukan 3 elemen yang saling berkaitan yaitu hardware,software dan brainware

1. Hardware merupakan peralatan yang secara fisik dapat dilihat dan dipegang, terdiri atas peralatan input (mouse dan keyboard), peralatan pemroses (CPU), dan peralatan output (monitor dan printer)
2. Software merupakan kumpulan program/instruksi-instruksi yang berfungsi menjalankan komputer. Software terdiri atas sistem operasi dan program aplikasi.
3. Brainware merupakan orang yang mengoperasikan komputer secara langsung 

Sistem operasi komputer merupakan program yang berfungsi mengoperasikan komputer dengan cara menghubungkan perangkat lunak (software) dengan perangkat keras (hardware). 

f. Mesin fotocopy 

Mesin fotokopi merupakan peralatan kantor yang berfungsi menyalin atau menggandakan dokumen kertas. Cara pemakaiannya adalah sebagai berikut:

1. Hidupkan mesin dengan menekan tombol ON
2. Letakan kertas pada bagian tengah kaca mesin fotocopy dengan bagian tepi atas menempel pada garis skala. Selanjutnya tekan tombol pengatur hasil copy
3. Tekan tombol jumlah hasil penggandaan yang dikehendaki 
4. Tekan tombol cetak (start)
5. Tekan tombol OFF untuk mengakhiri proses peng-copy-an

g. Mesin risograph

Risograph atau biasa disebut mesin riso termasuk jenis mesin pengganda yang dapat digunakan untuk mencetak dan menyalin dokumen. Kelebihan dari mesin ini adalah memiliki kecepatan dalam mencetak dan menggandakan dokumen, bahkan melebihi mesin fotocopy. Cara pemakaian mesin risograph 

1. Buat master cetakan dengan cara meletakkan dokumen asli ke area scanner pada mesin risograph
2. Setelah master dibuat, pastikan sampel cetakan sudah sesuai dengan pengaturan yang diinginkan 
3. Masukan kertas pada baki
4. Mulailah proses cetak dan jangan lupa mengatur kecepatan cetakannya.

h. Mesin penghancur kertas (paper shredder)

Mesin penghancur kertas digunakan untuk menghancurkan dokumen yang sudah tidak terpakai. Cara pemakaiannya sebagai berikut:

1. Siapkan mesin dan kertas yang akan dihancurkan, jangan lupa menghilangkan paper klip dan staples yang ada pada kertas
2. Masukan kertas ke mesin, lalu tekan tombol ON
3. Setelah selesai tekan tombol OFF, lalu ambil potongan kertas yang ada dalam kotak mesin untuk dibuang

I. Mesin scanner (mesin pemindai)

Mesin scanner digunakan untuk memimdai sebuah dokumen cetak, baik gambar, foto, maupun tulisan, menjadi dokumen digital yang dapat diakses melalui komputer dan laptop. Cara pemakaiannya sebagai berikut:

1. Men-scan naskah

• Siapkan naskah yang akan digandakan.
• Hidupkan scanner, letakkan naskah pada lensa,kemudian jalankan program software scanner (Program OCR Omnipage Pro).
• Jalankan Scansoft Omnipage Pro, kemudian lakukanlah setting: proses, bahasa, sumber,deskripsi, dan metode export.
• Klik start dan proses pemindaian berlangsung. 
• Bacalah proof dokumen yang sudah dipindai.
• Simpan file sesuai dengan format dokumen yang diinginkan.

2.Men-scan image 

• Hidupkan scanner, kemudian letakkan gambar di atas lensa. 
• Jalankan program arcsoft photo studio 2000, atau program pengolah gambar lainnya.
• Import gambar dengan mengklik ikon scanner, tekan tombol scan, dalam proses pemindaian berlangsung.
• Edit hasil pemindaian apabila diperlukan, kemudian tekan tombol clear agar bisa menyimpan 
• pada menu file, pilih save as, dan pilihlah tipe format gambar hasil pemindaian 

J. Mesin penghitung uang (cash register)

Mesin hitung uang merupakan alat
yang sangat penting bagi perusahaan yang menerima uang tunai dalam kegiatan operasional setiap hari. Cara penggunaanya sebagai berikut:

1. Sambungkan mesin penghitung uang dengan aliran listrik 
2. Setelah itu, pastikan mesin sudah hidup atau ON
3. Dalam mesin hitung uang vakum, uang dapat langsung dimasukkan ke pengait. Pastikan uang tersebut dalam posisi yang benar. Setelah penghitungan selesai, jumlah nominal akan muncul di display.
4. Dalam mesin hitung friction, uang dapat dimasukkan ke tempat yang disediakan (dengan melepas ikatan uang), lalu mesin akan memproses penghitungan.
5. Beberapa mesin hitung uang tersedia laci di bagian bawah yang berfungsi menyimpan uang yang sudah selesai dihitung.
6. Cek display layar untuk mengetahui jumlah uang. Apabila jumlah uang telah sesuai, mesin hitung uang selesai digunakan. Matikan mesin dan simpan dengan baik.

K. Mesin laminating 

mesin laminating berfungsi melapisi dokumen cetak, baik berupa foto, kartu nama, sertifikat, maupun sampul majalah/buku, agar lebih tahan lama. Cara pemakaiannya sebagai berikut:

1. Hidupkan mesin dengan menekan tombol ON.
2. Panaskan mesin terlebih dahulu. Perhatikan lampu indikator pada mesin sebagai petunjuk apabila mesin telah siap digunakan.
3. Pilih kecepatan yang disesuaikan dengan ukuran kertas. Kecepatan lambat untuk kertas tebal, seperti karton, begitu sebaliknya. Lapisi dokumen yang akan dilaminating dengan plastik khusus, lalu lapisi permukaan plastik dengan kertas HVS agar tidak menempel pada mesin.
4. Lakukan uji coba terlebih dahulu pada kertas yang tidak terpakai. Jika hasil dirasa sudah maksimal, letakkan dokumen yang akan dilaminating, kemudian tekan tombol run.

L. Mesin penjilid (binding machine)

Mesin ini berguna untuk menjilid/menyatukan lembaran kertas yang sejenis menjadi sebuah buku. Cara Pemakaiannya sebagai berikut:

1. Sambungkan kabel power ke stopkontak, lalu tekan tombol ON.
2. Atur skala ketebalan pasak pinggir dengan front paper stopper.
3. Atur pula skala lebar sempitnya pisau binding dengan paper edge guide
4. Terakhir, atur skala lebar sempitnya penjepit binding dengan slot.

M. Proyektor LCD 

Alat ini berfungsi memproyeksikan gambar atau tulisan agar dapat dilihat secara jelas oleh audiens. Cara pemakaiannya sebagai berikut:

1. Hubungkan proyektor dengan aliran listrik menggunakan kabel power, tunggu sampai lampu indikator berwarna oranye atau siap.
2. Buka penutup lensa, kemudian tekan tombol power pada panel proyektor selama dua detik atau dapat juga menggunakan remote. Tunggu sampai indikator berwarna hijau dan display tampil penuh selama 10–30 detik.
3. Hidupkan peralatan yang menjadi input, seperti CPU, notebook, dan video player. Tekan source untuk memilih input yang di-display atau automatic source dalam kondisi ON. Tunggu 5–10 detik untuk pencarian input terdekat.

N. Mesin resensi pegawai 

Presensi pegawai sangat penting dilakukan sebagai konfirmasi kedatangannya ke kantor. Mesin fingerprint merupakan alat yang sudah banyak digunakan oleh perusahaan untuk merekam dan mencocokkan pola sidik jari sebagai bukti kehadiran. Berikut langkah-langkah instalasi fingerprint:

1. Instalasi mesin fingerprint, kemudian daftarkan sidik jari Anda ke instalasi pendaftaran sidik jari sampai muncul bahwa sudah terverifikasi.
2. Jari yang digunakan pada saat pendaftaran adalah jari telunjuk, jari tengah, jari manis, ibu jari dan kelingking secara bergantian, bila penggunaan lainnya lebih sulit dilakukan.
3. Cara menggunakan fingerprint yang tepat, yaitu dengan menempelkan jari pada bagian tengah layar. Untuk menghindari sidik jari tidak terekam atau jari tidak teridentifikasi, hindari hanya menempelkan bagian ujung jari pada bagian pinggir layar.
4. Apabila verifikasi berhasil, umumnya layar LED akan berwarna hijau selama kurang lebih tiga detik, lalu mesin fingerprint akan mengeluarkan suara “Terima kasih” atau “Thank you”. Apabila proses verifikasi sidik jari gagal, lampu LED akan berwarna merah dan muncul suara perintah untuk mengulangi proses verifikasi.

O. Mesin opemotong kertas

Mesin pemotong kertas digunakan untuk merapikan bagian pinggir kertas, memotong kertas menjadi bermacam ukuran, dan memadatkan kertas yang akan dijilid. Cara penggunaanya sebagai berikut:

1. Susunlah kertas yang akan dipotong dengan rapi.
2. Buka mulut mesin dengan cara memutar alat press ke arah kanan.
3. Masukkan kertas ke mulut mesin.
4. Tekan kertas dengan besi penekan. Caranya, putar besi penekan ke kiri.
5. Pasang besi penyiku sesuai dengan ukuran kertas yang diinginkan.
6. Dorong lengan mesin sampai kertas yang ada di mulut mesin terpotong seluruhnya.
7. Apabila hanya akan memadatkan kertas, proses dapat dilakukan sampai tahap memutar besi penekan.

C. Penggunaan perlengkapan kantor 

Perlengkapan kantor merupakan barang habis pakai yang digunakan untuk mendukung kinerja peralatan kantor dan melengkapi keperluan kantor

1. Prosedur Penggunaan Perlengkapan Kantor Berbentuk Lembaran 

A. Kertas HVS (Hout Vry Schrieft)

HVS merupakan kertas lembar kosong (tidak bergaris dan bertulisan) dengan variasi warna, ukuran, berat, dan tipe. Kertas HVS yang umum digunakan berwarna putih, tetapi terdapat pula HVS berwarna hijau, biru, kuning, dan merah jambu dengan berat sekitar 60-80 gram. Adapun tipe kertas ini mulai dari A3, A4, hingga F4. Kertas HVS digunakan di lingkungan perkantoran untuk kegiatan koresponden.

B. Kertas folio bergaris 

Kertas folio bergaris umumnya ditemukan dalam bentuk double folio berukuran 43 x 25 cm. Permukaan kertas ini halus dan tipis. Kertas folio bergaris biasanya digunakan untuk menulis surat lamaran kerja.

C. Kertas karbon dan Kertas atensil

Kertas stensil memiliki tekstur agak kasar dan berwarna kuning. Kertas karbon memiliki lapisan tinta kering yang direkatkan dengan lilin di salah satu sisinya. Penggunaan keduanya semakin ditinggalkan karena fungsinya tergantikan oleh mesin-mesin otomatis, seperti mesin fotokopi. Namun, beberapa instansi masih menggunakannya untuk keperluan tertentu.

D. Formulir 

Formulir berisi kolom atau keterangan yang harus diisi dengan data. Formulir resmi biasanya memiliki kop surat, detail keterangan yang harus diisi, dan baris tanda tangan. Penggunaannya memerlukan alat tulis (pensil/pulpen) untuk mengisi data.

E. Kertas berkop

Pada dasarnya, kertas berkop adalah kertas HVS, tetapi dengan kop perusahaan yang bersangkutan tercetak di bagian atas. Digunakan untuk korespondensi antar klien atau perusahaan, dan untuk pencatatan.

F. Kertas bufalo

Kertas jenis ini memiliki tekstur lebih kasar dan serat yang lebih terlihat dibanding kertas HVS. Digunakan untuk map, sampul dalam penjilidan, serta pembuatan kartu ucapan dan kartu nama.

G. Amplop 

Amplop atau sampul surat merupakan kertas pembungkus dokumen yang digunakan untuk kegiatan korespondensi atau surat menyurat. Terdapat beragam jenis amplop yang penggunaannya disesuaikan dengan tujuan. Contohnya, amplop besar berukuran kertas F4 yang umumnya digunakan oleh perusahaan untuk menyimpan atau mengirim dokumen. Juga terdapat amplop putih berukuran lebih kecil yang digunakan untuk mengirim surat.

H. Stopmap (folder)

Stopmap merupakan pembungkus dokumen dengan bermacam warna yang terbuat dari kertas buffalo atau karton tipis berukuran cukup besar dan bervariasi, misalnya 22 x 33 cm, 23 x 35 cm, dan 16 x 17 cm. Stopmap berfungsi menyimpan surat, naskah, dan catatan, serta menjaga dokumen agar tidak mudah rusak. Penggunaan stopmap adalah dengan membuka bagian bawahnya, lipat ke dalam agar dokumen tersimpan dengan baik, selanjutnya tutup kembali stopmap.

I. Map snelhecter

Map snelhecter terbuat dari plastik atau kertas tebal yang di bagian tengahnya terdapat kawat penjepit dan digunakan untuk menyimpan berbagai dokumen yang sedang diproses. Dalam penggunaannya, dokumen harus di lubangi menggunakan perforator atau pelubang kertas agar sejajar. Setelah dilubangi kertasnya, masukkan ke penjepit yang ada di dalamnya. Terakhir, tutup dan simpan pada tempat yang sudah ditentukan.

J. Map ordner

Map ordner terbuat dari plastik atau karton berukuran besar untuk menyimpan dokumen/surat-surat penting. Cara pemakaiannya sama dengan map snel/hecter.

K. Plastik transparan (plastik folio)

Plastik ini biasanya digunakan sebagai pembungkus dokumen sebelum dimasukkan ke map agar terhindar dari kerusakan, misalnya basah terkena air.

2. Penggunaan Perlengkapan Kantor Berbentuk Nonlembaran

A. Pelubang kertas (perforator)

Pelubang kertas digunakan untuk melubangi kertas agar mudah disimpan dalam snelhecter. Berikut cara pemakaian perforator:

1. Siapkan kertas yang akan dilubangi. Jumlah kertas maksimum 10 lembar.
2. Tentukan titik tengah atau titik yang akan dilubangi agar posisinya sejajar.
3. Letakkan kertas ke perforator. Posisi titik tengah kertas harus sejajar dengan tanda panah sampai tepi kertas menyentuh batas tepi perforator.
4. Tekan tangkai perforator dengan telapak tangan sampai kertas berlubang.

B. Stapler

Stapeler terbuat dari besi yang penggunaannya harus menyertakan staples. Berfungsi menyatukan lembaran kertas dalam jumlah tertentu supaya tertata rapi dan tidak berserakan atau terpisah dengan dokumen lain. Cara penggunaan stapler adalah sebagai berikut:

1. Buka stapler dengan memilah bagian bawah dan tengah stapler.
2. Di bilah besi bagian tengah terdapat ruang yang dapat dibuka dengan menarik kawat, digunakan untuk mengisi staples.
3. Apabila sudah mengisi staples, satukan kembali kedua bilah tadi.
4. Masukkan lembar kertas yang sudah ditumpuk dengan rapi.
5. Jepit kertas pada ujung kiri atas kertas, lalu tekan stapler hingga lembaran kertas menjadi satu bundelan.

C. Paper clip (penjepit kertas)

Berfungsi menyatukan surat dan dokumen agar tidak berantakan di dalam stapmap. Digunakan dengan cara menjepit sehingga tidak merusak kertas atau menyebabkan adanya lubang pada kertas.